Een bedrijf starten in Dubai is vooral een kwestie van de juiste “route” kiezen (free zone of mainland), je activiteiten correct registreren en de bijbehorende vergunningen en visa regelen. Hieronder vind je een praktisch stappenplan, met de belangrijkste kostenposten en juridische vereisten waar Nederlanders en Belgen meestal tegenaan lopen in de oriëntatiefase.
Stap 1: Bepaal wat je precies gaat doen (activiteitenlijst is leidend)
In Dubai start je niet met “ik begin een bedrijf”, maar met een officiële omschrijving van je bedrijfsactiviteiten. Die activiteiten bepalen namelijk:
- welke licentie je nodig hebt (bijv. commercial, professional of industrial)
- welke toezichthouders/extra goedkeuringen nodig zijn (bij sommige sectoren)
- of jouw activiteit überhaupt mag in een specifieke free zone of juist alleen op mainland
Dit lijkt een formaliteit, maar hier gaat het vaak mis: als je later activiteiten toevoegt die niet op je licentie staan, kun je problemen krijgen met factureren, bankzaken of controles. Twijfel je tussen twee richtingen, kies dan niet op gevoel maar op wat je daadwerkelijk gaat factureren.
Stap 2: Kies je rechtsgebied: free zone of mainland
Je keuze voor free zone of mainland is één van de grootste beslismomenten, omdat het invloed heeft op kosten, flexibiliteit en waar je zaken mag doen.
In grote lijnen:
- Free zone: vaak sneller op te zetten, duidelijk pakket met licentie + visa-quotum, maar je mogelijkheden om direct op de “lokale markt” te handelen kunnen beperkter zijn (afhankelijk van activiteit en constructie).
- Mainland: meer ruimte om direct met lokale partijen in de VAE te werken, maar de opzet kan meer stappen/goedkeuringen kennen (afhankelijk van activiteit).
Omdat de verschillen per situatie groot zijn, staat dit onderwerp apart uitgelegd op onze pagina over het verschil tussen mainland en free zone. Als je nog helemaal aan het begin staat, helpt die keuze je direct om de rest van de stappen en kosten realistischer in te schatten.
Stap 3: Kies je rechtsvorm en eigendomsstructuur
Bij het ondernemen in Dubai kom je meestal uit op een variant van een LLC-structuur (met verschillende regels per rechtsgebied) of een free zone entity. Wat jij moet kiezen hangt af van:
- met hoeveel eigenaren je start (alleen of met partners)
- of je lokaal personeel wilt aannemen
- of je fysieke presence nodig hebt (kantoor/werkplek)
- de eisen van banken en grotere klanten (soms willen die een bepaalde structuur zien)
Let ook op praktische details: wie mag tekenen namens het bedrijf, hoe regel je bevoegdheden, en hoe leg je afspraken tussen partners vast. Dit is geen “later zorg”: banken en vergunningverleners vragen hier vaak vroeg in het proces naar.
Stap 4: Naam reserveren en eerste goedkeuringen aanvragen
Daarna volgt meestal het administratieve traject: handelsnaam (trade name) reserveren en een initiële goedkeuring (initial approval) aanvragen. Hierbij zijn er regels voor namen (denk aan verboden termen, misleidende woorden en soms specifieke schrijfwijzen).
Reken erop dat je een paar alternatieve namen achter de hand moet hebben. Dat voorkomt vertraging als je eerste keuze niet door de controle komt.
Stap 5: Regel een adres/werkplek (en begrijp waarom dit invloed heeft op je kosten)
Dubai koppelt veel bedrijfslicenties aan een vorm van “lease” of werkplek. Dat kan variëren van een flexdesk tot een kantoorunit, afhankelijk van je rechtsgebied en activiteit. Dit is meteen een belangrijke kostenpost.
Praktisch effect:
- Een grotere werkplek kan een hoger visa-quotum mogelijk maken.
- Een goedkope optie kan prima zijn voor consultancy of online diensten, maar minder passend als je klanten wilt ontvangen of personeel wilt aannemen.
Neem dit mee in je begroting: de keuze voor werkplek is niet alleen “huur”, maar ook een randvoorwaarde voor hoe je bedrijf operationeel kan draaien.
Stap 6: Dien je aanvraag in voor de bedrijfslicentie
Met je activiteiten, rechtsgebied, rechtsvorm, naam en werkplek op orde, vraag je de licentie aan. Je levert documenten aan (paspoortkopieën, formulieren, soms CV of opleidingspapieren bij professionele activiteiten) en betaalt de bijbehorende fees.
In deze fase zie je ook vaak extra kosten langskomen zoals:
- registratiekosten
- licentiekosten (jaarlijks terugkerend)
- kosten voor het uitgeven van establishment cards/registraties die nodig zijn voor visa-processen
Kosten: waar moet je realistisch rekening mee houden?
De exacte kosten hangen sterk af van free zone vs mainland, het type licentie, je werkplek en hoeveel visa je nodig hebt. Toch kun je je begroting het beste opbouwen uit vaste blokken, zodat je geen verrassingen krijgt.
1. Eenmalige opstartkosten
Denk aan naamreservering, initial approval, registratie, opmaak van documenten en eventuele extra goedkeuringen. Bij sommige activiteiten komen er attesten/vertalingen/legalisaties bij.
2. Licentie + jaarlijkse verlenging
Je licentie is meestal jaarlijks te verlengen. In je berekening hoort dus niet alleen “starten”, maar ook “doorlopend voldoen”. Veel starters onderschatten dit, terwijl het simpelweg een vaste terugkerende post is.
3. Werkplek/lease
Van flexdesk tot kantoor: dit kan een groot verschil maken in totaalbudget. Daarnaast beïnvloedt het vaak je visa-ruimte.
4. Visa en ID-kosten
Als je als eigenaar in Dubai wilt wonen en werken, krijg je te maken met residence visa-procedures en Emirates ID. Dat loopt doorgaans via je bedrijf. De details van het visumproces staan apart op onze pagina over een visum om in Dubai te werken.
5. Bankrekening en compliance
Banken vragen vrijwel altijd om bedrijfsdocumenten, bewijs van activiteiten en soms contracten/facturen of een business profile. Houd rekening met tijd en mogelijk extra kosten voor het aanleveren/attesteren van documenten. Dit is geen “optionele stap”: zonder bankrekening kun je lastig professioneel factureren en betalen.
Juridische vereisten die je vooraf moet checken
Voor de meeste ondernemers draait het juridisch om vier punten:
- Activiteiten op de licentie: wat je factureert moet passen bij wat geregistreerd is.
- Juiste autoriteit: free zone authority of mainland-instanties, afhankelijk van jouw setup.
- Contracten en tekenbevoegdheid: leg vast wie mag tekenen en hoe besluiten worden genomen (zeker met partners).
- Substance en compliance: zorg dat je kunt uitleggen wat je bedrijf doet, voor wie, en waar je activiteiten plaatsvinden (belangrijk richting banken en soms autoriteiten).
Belastingen en voordelen: wat is meestal de belangrijkste reden om dit te overwegen?
Veel Nederlanders en Belgen kijken naar Dubai vanwege de belastingregels. Wat je precies betaalt, hangt af van je situatie, je winst en de geldende regels op dat moment. Belangrijker in de oriëntatiefase is dat je snapt dat “nul belasting” niet automatisch betekent dat je nergens aan hoeft te voldoen.
Wil je dit goed afwegen, lees dan apart verder over belastingen bij werken/ondernemen in Dubai. Daar kun je beter toetsen wat realistisch is voor jouw inkomen en structuur, zonder het ondernemingsproces zelf te verwarren met fiscale keuzes.
Veelgemaakte fouten bij starten (en hoe je ze voorkomt)
Activiteiten te krap kiezen
Als je nu al weet dat je diensten gaat uitbreiden, is het vaak slimmer om dat direct goed te registreren. Later aanpassen kan, maar kost tijd en geld.
De goedkoopste licentie kiezen zonder te kijken naar visa of bank
Een “budget setup” kan prima zijn, maar check of je er ook de visa, werkplek en bankrekening mee kunt regelen die je nodig hebt. Anders betaal je later alsnog om.
Te laat nadenken over je verblijfsstatus
Als je (deels) in Dubai wilt wonen, raakt je bedrijfsopzet direct aan je verblijfsrechten. Het is verstandig om je visumroute vroeg mee te nemen in de planning (zie de visumpagina die hierboven is gelinkt).
Wanneer is het slim om hulp in te schakelen?
Als je twijfelt tussen mainland en free zone, meerdere partners hebt, of een activiteit kiest met extra goedkeuringen, kan begeleiding je vooral tijdverlies besparen. Ook als je snel live wilt met een bankrekening en visa’s, loont het om je dossier in één keer goed aan te leveren.
Als je jouw plannen kort wilt laten toetsen op haalbaarheid (route, licentie, verwachte kostenblokken), kun je gratis advies aanvragen bij myhouseindubai.
